Lorsqu’on envisage de devenir freelance, une interrogation revient souvent : gérer ma comptabilité, c’est compliqué ? Combien de temps ça va me prendre ? Ça va me coûter cher ?
Nous accompagnons depuis notre création les talents de la tech dans leur carrière, et tout particulièrement dans la phase de lancement de leur activité en freelance.
On fait le point avec vous sur les obligations qui vont vous incomber, en partenariat avec notre cabinet de comptabilité Breakfree et Aurélie Denis, Gestionnaire facturation et comptabilité chez Wekey.
Sommaire
Les bases de la comptabilité pour les freelances
Comprendre les fondamentaux
Il y a quelques grands concepts à garder en tête quand on parle de comptabilité à destination des travailleurs indépendants.
- Le régime fiscal : chacun des régimes existants a ses propres implications en matière de fiscalité et de comptabilité. Ce qui est valable pour votre voisin freelance ne sera pas forcément valable pour vous si vous avez opté pour un régime différent.
- Les obligations fiscales : quel que soit votre statut, vous ne dérogerez pas à certaines obligations envers l’administration fiscale. Déclarer vos revenus bien sûr, mais également vos cotisations sociales via l’URSSAF et remplir la fameuse liasse fiscale. Incontournable également, l’émission de factures à destination de vos clients.
- Savoir s’entourer : même s’il y a beaucoup de choses qui sont réalisables facilement grâce aux outils en ligne, se faire accompagner d’un professionnel est souvent primordial. Il saura identifier les aides ou déductions fiscales auxquelles vous pouvez prétendre. Il peut faire à votre place les tâches les plus chronophages de votre comptabilité. Vous facturez votre temps à votre client, il est précieux, n’hésitez pas à déléguer les tâches sur lesquelles vous n’avez que peu de valeur ajoutée.
Choisir son régime fiscal
La première étape est déterminante : il s’agit de choisir le statut de votre entreprise et le régime fiscal qui va en découler. Ce choix dépend avant tout de votre situation personnelle et familiale. Il dépend aussi des revenus que vous souhaitez tirer de votre activité.
Il y a deux acronymes dont il faut vous soucier : l’IR et l’IS.
L’IR, vous le connaissez très bien en tant que salarié, c’est l’Impôt sur les Revenus. Il est déterminé par le résultat fiscal de votre entreprise.
L’IS, c’est l’Impôt sur les Sociétés. Les SARL, SAS, SASU, SA, EURL et EI (sur option) y sont soumises. Si le taux d’imposition à IR est progressif, celui de l’IS est fixe. En 2024, il est fixé à 25%, avec un taux réduit à 15% sous certaines conditions. Attention : payer l’Impôt sur les Sociétés ne vous dispensera pas de déclarer et de payer le cas échéant un Impôt sur les Revenus.
Pas le choix, il va falloir sortir les calculatrices et discuter avec votre expert comptable pour faire le meilleur choix !
Les obligations comptables en fonction de son statut
Auto-entrepreneur : obligations minimales
C’est le statut le plus simple à créer et à gérer. Les obligations comptables sont réduites au minimum.
- La tenue d’un livre des recettes, qui détaille chronologiquement toutes les rentrées d’argent liées à votre statut.
- L’émission de factures à vos clients, avec toutes les mentions obligatoires.
- La déclaration de votre chiffre d’affaires auprès de l’URSSAF et le paiement de vos cotisations sociales.
- La déclaration de vos revenus auprès des impôts.
- Le paiement de la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) sur le site des impôts.
- L’ouverture d’un compte bancaire si vous dépassez les 10 000 € de Chiffre d’affaires dans l’année.
L'entreprise Individuelle : une comptabilité plus approfondie
Les obligations comptables en tant qu’Entreprise Individuelle sont plus nombreuses qu’en micro-entreprise et vont demander plus de rigueur. Vous allez probablement avoir besoin de l’aide d’un expert-comptable pour toutes les mener à bien. En plus des obligations vues dans le cadre de la micro-entreprise, il vous faudra :
- Tenir votre comptabilité en utilisant un logiciel réglementé.
- Déclarer des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) ou Bénéfices Non Commerciaux (BNC) en fonction de votre activité.
- Avoir un compte bancaire dédié à votre activité.
- Déclarer votre TVA.
- Présenter un bilan annuel et les comptes de résultat (liasse fiscale).
Les sociétés : un régime spécifique
Les obligations comptables des sociétés sont bien plus strictes et vont parfois même nécessiter de recourir aux services d’un commissaire aux comptes. Il vous faudra dans tous les cas être particulièrement rigoureux dans la gestion de votre comptabilité.
En plus de ce que nous avons vu plus haut, vous devrez :
- Faire valider vos comptes via un rapport de gestion (Dans les SARL ou SAS) ou lors d’une Assemblée Générale si votre société compte des actionnaires ou des associés.
- Déposer vos comptes au greffe du tribunal de commerce.
- Déclarer à l’administration fiscale votre Impôts sur les Sociétés le cas échéant.
- Dans le cas peu probable où en tant que freelance vous veniez à présenter un bilan annuel de plus de 4 000 000 euros ou un CA hors taxe de plus de 8 000 000 euros, le recours à un commissaire aux comptes s’avérerait nécessaire.
Calendrier des déclarations et paiements
La TVA
Si option ou dépassement des seuils : déclaration et paiement tous les mois ou tous les trimestres en fonction de vos choix.
URSSAF
Déclaration du chiffre d’affaires et paiement : tous les mois ou tous les trimestres en fonction de vos choix.
Autres
CFE : paiement en décembre.
Impôt sur revenus : déclaration en mai / Si solde paiement en septembre.
La TVA
Déclaration et paiement : tous les mois ou tous les trimestres en fonction de vos choix.
URSSAF
Déclaration effectuée par votre comptable.
Paiement : Tous les mois ou tous les trimestres en fonction de vos choix.
IS - Si option
Déclaration et paiement du solde en mai.
Si solde supérieur à 3000€ paiement d’acomptes trimestriels pour les années suivantes.
Autres
CFE : paiement en décembre.
Impôt sur revenus : déclaration en mai / Si solde paiement en septembre.
La TVA
Déclaration et paiement : tous les mois ou tous les trimestres en fonction de vos choix.
URSSAF
Déclaration effectuée par votre comptable.
Paiement : tous les mois ou tous les trimestres en fonction de vos choix.
Attention : SAS = bulletin de salaire ! Le gérant est assimilé salarié.
IS
Déclaration et paiement du solde en mai.
Si solde supérieur à 3 000 € : paiement d’acomptes trimestriels pour les années suivantes.
Autres
CFE : paiement en décembre.
Impôt sur revenus : déclaration en mai / Si solde paiement en septembre.
Optimiser sa fiscalité
Devenir freelance va souvent de paire avec une augmentation notable des revenus. Un sujet va rapidement venir sur le devant de la table une fois que vous aurez démarré votre activité : comment optimiser sa fiscalité afin de payer moins d’impôts ? Julien et Jérôme Drochon du cabinet Breakfree nous ont partagé quelques unes de leurs astuces, n’hésitez pas à prendre RDV avec eux pour aller plus loin !
Les dispositifs liés à l'entrepreneuriat
Le dispositif Madelin offre la possibilité aux Travailleurs Non Salariés (TNS) de déduire de leurs impôts les cotisations versées pour des contrats de retraite, de prévoyance et de santé complémentaire.
Le mécénat, quant à lui, vous permet de déduire 60% de votre don.
En exerçant votre activité dans une zone de revitalisation rurale, bénéficiez d’une exonération complète d’impôt sur le revenu pendant 5 ans. Point d’alerte si vous lisez cet article dès sa publication : les zones vont être redéfinies à partir du mois de juillet !
Les dispositifs liés à l'immobilier
La location meublée, et plus précisément la Location Meublée Non Professionnel (LMNP) va vous ouvrir droit à des avantages fiscaux : déduction de charges, des frais d’acquisition, amortissement possible du bien…
Le dispositif PINEL, qui se terminera officiellement le 31/12/2024, est un dispositif de défiscalisation dédié à la location dans le neuf. Il va vous permettre de vous constituer un patrimoine et de préparer votre retraite.
Le dispositif MALRAUX va plutôt viser les amoureux du patrimoine puisqu’il vise à soutenir la restauration des bâtiments remarquables et augmenter l’offre locative dans les centres-villes. Il n’y a pas de plafonnement des loyers et il ouvre droit à une réduction d’impôt.
Les outils de comptabilité pour les freelances
Dockey
DocKey, c’est une web app gratuite qui va vous simplifier une tâche administrative particulièrement rébarbative : l’obligation de vigilance.
C’est l’obligation faite à vos clients de s’assurer régulièrement que vous êtes à jour de vos obligations fiscales et sociales. Régulièrement, votre client va vous demander votre Kbis, votre attestation de vigilance ou votre attestation de régularité fiscale. Avec DocKey, plus besoin de courir partout pour mettre la main dessus et lui fournir. Tout est stocké dans votre espace sécurisé, vous pouvez lui partager en un clic, et vous êtes avertis dès que l’un de ces documents arrive à expiration !
Grâce à DocKey, l’obligation de vigilance devient un vrai jeu d’enfants !
Breakfree
Breakfree
est un cabinet comptable dédié aux travailleurs indépendants et aux professions libérales. Habitués aux problématiques des freelances, leurs experts-comptables sauront vous apporter les meilleurs conseils pour gérer votre comptabilité et optimiser efficacement votre fiscalité.
Ils proposent 3 formules : choisissez à quel point vous souhaitez être accompagné dans votre comptabilité et laissez-vous porter !
N’hésitez pas à prendre contact avec eux, le premier RDV est gratuit et n’engage à rien !
Logiciels de facturation
Que vous choisissiez de vous faire accompagner par un comptable ou non, que vous soyez en micro-entreprise ou en SARL, il y a une chose à laquelle vous ne pourrez pas échapper : l’émission de factures.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe plein de solutions gratuites ou avec des fonctionnalités freemium qui font très bien l’affaire !
Chez Wekey, nous avons eu l’occasion d’utiliser à nos débuts Henrri : nous pouvons vous le recommander les yeux fermés. Abby ou Indy sont dédiés aux auto-entrepreneurs et indépendants, et comprennent de nombreuses fonctionnalités qui pourraient vous faciliter la vie ! Hubspot peut également vous permettre d’émettre des factures gratuitement.
Facture.net, Zervant ou Tiime seront également parfaits pour gérer vos factures. Vous n’avez plus qu’à choisir !
